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Top 10 Kriterien für das perfekte Tagungshotel

Ein Tagungshotel muss viele Anforderungen erfüllen. Für die erfolgreiche Durchführung von Seminaren, Tagungen und Konferenzen muss es über die passenden Räumlichkeiten, die richtige Ausstattung und natürlich über den entsprechenden Komfort verfügen. Wichtig sind auch eine gute Lage und Anbindung des Tagungshotels sowie fachkompetentes Hotelpersonal, das Veranstaltungen technisch und organisatorisch gut betreuen kann. Wir zeigen hier auf welche zehn Kriterien man bei der Auswahl des perfekten Tagungshotels unbedingt achten sollte.

Kriterium 1: Passende Lage

Die richtige Lage ist das wichtigste Kriterium, die das passende Tagungshotel erfüllen muss. Ein gutes Tageshotel für Konferenzen und Veranstaltungen muss zentral aber gleichzeitig ruhig gelegen sein. Man sollte z.B. mit offenem Fenster gut arbeiten können. Außerdem muss es sich in der Nähe von den Orten befinden, wo ggf. weitere berufliche Termine wahrgenommen werden müssen. Viele Business Hotels sind zentral gelegen, aber bieten nicht die Ruhe für ein konzentriertes Arbeiten.

Kriterium 2: Gute Anbindung

Das Tagungshotel muss gut an die öffentlichen Verkehrsmittel angebunden sein. Es sollte darüber hinaus auch mit dem Auto einfach erreichbar sein. Was für ein Tagungshotel selbstverständlich sein sollte ist, dass jeder Seminarteilnehmer eine einfache Anfahrtsbeschreibung erhält.

Kriterium 3: Richtige Zimmerausstattung

Zur Durchführung einer Tagung oder eines Seminars ist natürlich auch die entsprechende Ausstattung der Zimmer erforderlich. Gerade hochkarätige Gäste und Seminarleiter sollen sich schließlich auch richtig wohlfühlen. Deshalb sollte man in einem Hotelzimmer nicht nur bequem schlafen, sondern auch gut arbeiten können. Hierzu müssen die Zimmer z.B. mit Internetanschlüssen ausgestattet sein. Typische Ärgernisse im Hotel sollten vermieden werden.

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Hotelzimmer sollte WLAN haben.

Kriterium 4: Hohe Qualität der Tagungsräume

Ein weiterer, für die erfolgreiche Durchführung der Tagung ganz wesentlicher Punkt, ist natürlich die entsprechende Qualität der Tagungsräume.  Führende Hotels bieten hochflexible Räumlichkeiten für jeden denkbaren Anlass. Um eine optimale Lernatmosphäre zu schaffen, müssen bestimmte Gegebenheiten existieren.

  • In den Tagungsräumen sollte man wahlweise Konferenzen, Vorträge oder Gruppenarbeit abhalten können.
  • Die Architektur sollte für jeweiligen Tagungsanlass passend sein.
  • Passendes Lern- und Konferenzmobiliar sollte vorhanden sein.
  • Tages- und Kunstlicht sollte ausgewogen sein.
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Konferenzraum mit Tageslicht und Terrasse für Raucherpausen.

Kriterium 5: Neuwertige Ausstattung der Tagungsräume

Ein weiterer wichtiger Punkt ist natürlich die Ausstattung des Seminarraums mit den entsprechenden technischen Geräten. Hier muss geprüft werden, welche technische Ausstattung benötigt wird und ob diese vorhanden ist oder problemlos installiert werden kann. Bestimmte Medien sollten verfügbar und funktionstüchtig sein:

  • Beamer + Laptop
  • Flipchart
  • Whiteboard (ggfs. mit Druckfunktion)
  • Technik für Videokonferenzen
  • Lautsprecher/ Mikrofone
  • Visuelle und Audiovisuelle Medien
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Beamer und Whiteboard dürfen bei der Tagung nicht fehlen.

Kriterium 6: Kompetentes Fachpersonal

Wesentliche Voraussetzung für eine gelungene Tagung ist die Fachkompetenz des Hotelpersonals. Das kompetente Auftreten des Hotelpersonals bietet einem Seminarleiter Sicherheit bei allen Absprachen und der Erfolg einer Tagung kann gewährleistet werden. Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) zertifiziert übrigens Hotels als Konferenzhotels, wobei bei der Zertifizierung die professionelle Betreuung eine wesentliche Rolle spielt. Um die Fachkompetenz schon bei der ersten Anfrage zu checken, können Sie dem Ansprechpartner z.B. folgende Fragen stellen:

  1. Welche Technik steht in den Konferenz- und Tagungsräumen zur Verfügung?
  2. Gibt es einen Ansprechpartner für alle technischen Belange und besteht technischer Support während der Veranstaltung?
  3. Gibt es die Möglichkeit eines Caterings während der Pausen?
  4. Können Abendveranstaltungen durchgeführt werden?
  5. Welche Preisangebote können gemacht werden?

Nur wenn das Personal schon bei der ersten Anfrage kompetent auf diese Fragen antworten oder entsprechende Ansprechpartner nennen kann, können Sie davon ausgehen, dass es sich um ein gutes Tagungshotel handelt.

Kriterium 7: Ansprechend gestalteter Pausenbereich

Weiterhin wünschenswert ist ein ansprechend gestalteter Bereich, in dem Pausen verbracht werden können. Perfekt wäre ein angeschlossener Zugang ins Freie, denn frische Luft zwischendurch fördert die Konzentrationsfähigkeit der Seminarteilnehmer.

Kriterium 8: Gutes Catering während Konferenzen und Tagungen

Wichtig für Tagungen und Konferenzen generell ist der Service und das Catering. Zum Beispiel während der Mittagspause oder gar für spezielle Anlässe oder Firmenveranstaltungen sollte das perfekte Tagungshotel einen erstklassigen Komplettservice anbieten können. Hier empfiehlt sich immer vorher ein Probeessen zu organisieren, damit es nachher keine bösen Überraschungen gibt.

Ein gutes Catering macht eine gelungene Tagung unvergesslich Foto: Rainer Sturm / Pixelio
Ein gutes Catering macht eine gelungene Tagung unvergesslich.
Foto: Rainer Sturm / Pixelio

Kriterium 9: Stimmiges Preis-Leistungs-Verhältnis

Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist ebenfalls ein sehr wichtiges Kriterium. In jedem Fall sollte man sich immer mindestens drei verschiedene Angebote einholen, um eine Relation zu bekommen und ggf. den Preis weiter nach unten zu verhandeln. Beim Catering lässt sich erfahrungsgemäß viel einsparen, da eine gute Verpflegung während einer Tagung nicht unbedingt kulinarische Highlights wie in einem Sterne-Restaurant enthalten muss. Natürlich ist das immer abhängig vom Anlass.

Kriterium 10: Attraktives Wellness- und Freizeitangebot

In manchen Fällen gehören auch spezielle Freizeit- und Teambuilding-Aktivitäten zum Seminar. Ein gutes Beispiel ist das gemeinsame Klettern an einer Kletterwand oder Outdoor-Aktivitäten. Wenn das geplant ist, so muss natürlich darauf geachtet werden, dass derartige Aktivitäten in der Nähe auch durchführbar sind. Wenn zum Beispiel Sport oder andere Outdoorveranstaltungen mit eingeplant sind, so sollten entsprechende Einrichtungen in der Nähe des Tagungshotels sein.

Kletterhalle Foto: Anguane / Pixelio
Eine nah gelegene Kletterhalle bietet Aktivitäten fürs Teambuilding.
Foto: Anguane / Pixelio

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